Profil Lembaga Penjaminan Mutu UPGRIS

Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Semarang

Pelaksanaan penjaminan mutu dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) untuk tingkat Universitas. Lembaga Penjaminan Mutu tingkat Universitas berawal berdiri sejak tahun 2015 sesuai dengan SK Rektor Nomor 095/SK/UPGRIS/IV/2015 tentang Pembentukan Lembaga Penjaminan Mutu Universitas. Penjaminan mutu eksternal penyelenggaraan Program Studi dilakukan oleh BAN-PT/LAM dalam bentuk akreditasi Program Studi maupun akreditasi Institusi. Penjaminan mutu internal dilakukan dengan Monitoring Evaluasi dan Audit Mutu Internal (AMI), dengan megevaluasi ketercapaian standar yang telah dimiliki Universitas PGRI Semarang.

Lembaga Penjaminan Mutu Universitas PGRI Semarang dipimpin oleh ketua LPM yang membawahi Sekretaris LPM, Kepala Pusat Penjaminan Mutu Bidang Pendidikan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu Bidang Penelitian & Pengabdian kepada Masyarakat. Adapun struktur organisasi Lembaga Penjaminan Mutu tingkat universitas sebagaimana tergambar dalam bagan berikut:

Gambar Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UPGRIS

Keterangan:

LPM: Lembaga Penjaminan Mutu

PPMP: Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan

PPMPP: Pusat Penjaminan Mutu Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

UPMF: Unit Penjaminan Mutu Fakultas

UPMPs: Unit Penjaminan Mutu Pascasarjana

SUPMPS: Sub Unit Penjaminan Mutu Program Studi

Terlaksananya siklus penjaminan mutu (siklus PPEPP);

 Universitas PGRI Semarang telah melaksanakan siklus penjaminan mutu secara optimal. Bentuk pelaksanaan dianataranya adanya monitoring dan evaluasi, Audit Mutu Internal dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

Langkah-langkah implementasi penjaminan mutu program studi secara internal melalui siklus implementasi jaminan mutu sebagai berikut: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) SNDIKTI sebagai berikut.

a.    Penetapan

Standar Nasional Pendidikan Tinggi dijabarkan oleh LPM Universitas PGRI Semarang dalam bentuk Standar Mutu dan Standard Operational Procedure (SOP). Standar mutu pendidikan tinggi merupakan kriteria minimal tentang pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang disusun oleh Universitas PGRI Semarang dengan mengacu pada SNDIKTI. SOP/Protap merupakan pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam organisasi Universitas PGRI Semarang yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas berjalan secara efektif, konsisten, terstandar, dansistematis guna mewujudkan lulusan yang unggul dan berjati diri.

Standar mutu dan SOP/Protap dari LPM yang digunakan program studi meliputi: visi dan misi, kurikulum, proses pembelajaran, kompetensi lulusan, penilaian pendidikan, tenaga pendidik dan kependidikan, kemahasiswaan, sistem informasi, pengelolaan, audit mutu akademik internal, pembiayaan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, penilaian pendidikan, kerjasama, suasana akademik, sarana dan prasarana, dan kebijakan.

Contoh pernyataan isi standar penilaian oleh dosen:

  • Dosen pengampu mata kuliah melaksanakan proses penilaian hasil pembelajaran terhadap mahasiswa sesuai dengan aturan yang berlaku di Universitas PGRI Semarang;
  • Penilaian pendidikan oleh dosen harus mempertimbangkan aspek kognitif, afektif, dan psikomotor;
  • Penilaian pendidikan oleh dosen harus memuat beberapa komponesi di antaranya adalah UTS, UAS, tugas mandiri, responsi, keaktifan di kelas dengan ketentuan bobot penilaian penugasan kepada mahasiswa sekurang- kurangnya 20%;
  • Dosen wajib mempublikasikan nilai mata kuliah yang bersangkutan selambat- lambatnya satu minggu setelah diujikan;
  • Mahasiswa berhak mengajukan klarifikasi nilai selambat-lambatnya 3 hari setelah nilai mata kuliah yang bersangkutan dipublikasikan dengan konsekuensi:
    1. Nilai tetap, jika materi dan komponen penilaian yang dikeluhkan masuk akal, tetapi tidak ada perubahan
    2. Nilai berubah baik, jika materi dan komponen penilaian yang dikeluhkan benar.
    3. Nilai berubah turun, jika materi dan komponen penilaian yang dikeluhkan tidak masuk akal (mengada-ada).

Contoh SOP penilaian oleh dosen:

  • Dosen pengampu  melakukan   entry    nilai ke SIA sesuai jadwal serta menyerahkan nilai dalam bentuk printout ke program studi;
  • Mahasiswa melihat hasil yudisium secara online dengan password masing- masing;
  • Apabila mahasiswa meragukan nilai tersebut, mahasiswa mengkonfrimasi kepada dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan;
  • Apabila berdasarkan nilai dari dosen tersebut ternyata masih dianggap tidak sesuai dengan materi dan komponen penilaian, maka mahasiswa mengajukan klarifikasi nilai kepada pengampu mata kuliah dengan cara mengisi formulir klarifikasi nilai yang telah disediakan;
  • Nilai akan dilakukan perubahan atau tidak sesuai dengan konsekuensi sebagaimana tercantum dalam formulir klarifikasi nilai;
  • Dosen menerbitkan nilai dalam formulir perubahan nilai dan putusan tersebut dianggap final;
  • Dosen pengampu mata kuliah tersebut melaporkan nilai kepada Ketua Program Studi untuk diteruskan ke UP

b.   Pelaksanaan

 Esensi  dari  pelaksanaan   standar   adalah   menjalankan   setiap  standar  yang telah dinyatakan secara tertulis dalam sistem penjaminan mutu internal, sehingga SNDIKTI dapat dipenuhi. Oleh karena itu dengan mengacu pada standar mutu dan SOP yang telah diputuskan LPM, program studi melaksanakan standar: perwalian studi, pembelajaran, pembimbingan dan ujian skripsi, pembimbingan Kuliah Kerja Nyata (KKN), melaksanakan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS), penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pendampingan kegiatan kemahasiswaan. Pihak yang melaksanakan standar adalah subyek yang tercantum dalam pernyataan standar tersebut

Contoh pelaksanaan pada Standar Pembelajaran: “Dosen menyiapkan perangkat pembelajaran dalam bentuk Rencana Pembelajaran Semester (RPS), Kontrak Kuliah, dan Bahan Ajar mata kuliah yang dibinanya sekurang-kurangnya satu minggu sebelum perkuliahan dimulai”. Pernyataan dalam standar ini menunjukkan bahwa pihak yang harus melaksanakan standar adalah dosen.

Pada saat pelaksanaan standar dilakukan monitoring oleh SUPMPS bersama Ketua Program Studi.

c.    Evaluasi

 Tahap selanjutnya dari siklus penjaminan mutu internal adalah evaluasi terhadap proses dan hasil dari pelaksanaan setiap standar. Pengumpulan data yang digunakan untuk evaluasi pelaksanaan standar pada progam studi adalah angket, jurnal, penilaian diri, dan portofolio.

Instrumen evaluasi berbentuk angket yang sudah dikembangkan LPM meliputi: instrumen kinerja dosen, instrumen layanan dosen wali, instrumen layanan pembelajaran, instrumen pelaksanaan ujian akhir semester, instrumen layanan pembimbingan dan ujian skripsi, instrumen pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN), instrumen pelaksanaan Pengenalan Kehidupan Kampus (PEKKA), instrumen pelaksanaan Pekan Orientasi Mahasiswa (POEMA), instrumen pelaksanaan Pemilu Raya (PEMIRA). Pelaksanaan Audit implementasi standar mutu yang telah dilakukan melalui kegiatan Audit Mutu Internal (AMI). Pelaksanaan audit mengaju pada Kebijakan AMI dengan nomor dokumen 02/KBJ/LPM-UPGRIS/II/2020. Pelaksaan AMI mengacu pada Buku Pedoman Audit Mutu Intertnal yang telah dimiliki Universitas PGRI Semarang. Pelaksanaan AMI dilakukan oleh Auditor yang telah dimiliki Universitas dengan pengangkatan Auditor berdasarkan kompetensi dan telah memiliki sertifikat auditor yang diperoleh dari pelatihan kompetensi sebagai auditor. Pelaksanaan AMI dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu Universitas dan dilakukan melalui dua tahapan audit dokumen dan audit lapangan. AMI dilakukan menggunakan instrument yang dimiliki oleh LPM Universitas PGRI Semarang dan dilakukan setahun sekali.

d.   Pengendalian

 Pengendalian merupakan tindak lanjut yang dilaksanakan atas langkah pengelolaan yang telah dilakukan sebelumnya, khususnya setelah dilakukan evaluasi. Langkah pengendalian dapat berupa penjagaan dan motivasi bagi civitas akademika di Program Studi, apabila hal-hal yang direncanakan telah berjalan sesuai standar isi dan berupa upaya agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sebaliknya, jika ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan saat evaluasi pelaksanaan standar yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar atau tujuan/sasaran/rencana, maka harus dilakukan langkah pengendalian berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan perintah/kriteria/sasaran di dalam standar. Bentuk pengendalian yang telah dilakukan didasari atas temuan monitoring dan evaluasi serta Audit Mutu Internal yang disampaikan pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Dalam Rapat Tinjauan Manajemen unsur yang di Undang antara lain pimpinan di tingkat Universitas, Fakultas dan Program Studi. Hasil temuan yang telah dilakukan analisis selanjutnya diberikan saran/rekomendasi perbaikan serta strategi-strategi dalam pengendalian untuk menghindari adanya temuan yang sama serta meminimalisir dampak dari temuan tersebut.

Contoh : dilakukan evaluasi terhadap jumlah tatap muka perkuliahan dosen sebelum dilaksanakannya UTS, jika masih ada dosen yang jumlah tatap muka belum memenuhi standar dilaksanakannya UTS, maka dosen yang bersangkutan diminta untuk segera memenuhi dengan tambahan jam yang disepakati dengan mahasiswa.

e.    Peningkatan

 Tahap peningkatan standar adalah kegiatan dalam upaya meningkatkan atau meninggikan isi atau luas lingkup standar dalam penjaminan mutu program studi secara internal. Kegiatan ini sering disebut kaizen atau continuous quality improvement dan akan dapat dilakukan, apabila implementasi penjaminan mutu telah melalui keempat tahap dalam siklus penjaminan mutu program studi secara internal. Setelah suatu standar dievaluasi, tetapi tidak ditingkatkan isi atau luas lingkupnya maka mutu program studi tersebut tidak meningkat atau statis, untuk itu perlu dilakukan peningkatan standar.

Peningkatan standar dilakukan karena perkembangan masyarakat, kemajuan ilmu dan teknologi, serta peningkatan tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal program studi.

Contoh upaya peningkatan keaktifan dosen dalam pengajuan proposal hibah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk pemenuhan tri darma perguruan tinggi dan peningkatan wawasan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat, setiap tahun terdapat dosen yang diutus untuk mengikuti workshop penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan ditindak lanjuti dengan pembagian kelompok untuk mengajukan hibah. Tindakan ini mendorong para dosen untuk meningkat dari sisi penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat.