Siklus Audit Mutu Internal (AMI) UPGRIS merupakan rangkaian kegiatan evaluasi sistematis yang dilaksanakan secara periodik untuk memastikan ketercapaian standar mutu yang telah ditetapkan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). AMI berfungsi sebagai instrumen pengendalian dan peningkatan mutu yang berkelanjutan melalui identifikasi kesesuaian, ketidaksesuaian, serta peluang perbaikan pada seluruh unit kerja dan program studi di lingkungan UPGRIS.
1. Tinjauan Manajemen
Siklus AMI diawali dengan pelaksanaan Tinjauan Manajemen yang bertujuan untuk mengevaluasi hasil audit sebelumnya, capaian indikator kinerja, efektivitas tindakan perbaikan, serta berbagai permasalahan mutu yang masih memerlukan perhatian. Hasil tinjauan ini menjadi dasar dalam menentukan arah kebijakan dan prioritas peningkatan mutu pada periode berikutnya.
2. Perencanaan Audit
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) menyusun perencanaan audit yang meliputi penetapan ruang lingkup audit, standar dan kriteria yang digunakan, jadwal pelaksanaan, penugasan auditor, serta penyusunan instrumen audit. Perencanaan yang baik akan memastikan pelaksanaan audit berlangsung efektif dan sesuai tujuan.
3. Persiapan Audit
Pada tahap ini dilakukan berbagai persiapan teknis dan administratif, termasuk penyediaan dokumen audit, penyampaian pemberitahuan kepada auditee, penyiapan instrumen audit, serta koordinasi antara auditor dan unit yang akan diaudit. Tahap ini bertujuan memastikan seluruh pihak siap mengikuti proses audit.
4. Rapat Tim Audit
Tim auditor melaksanakan rapat koordinasi untuk menyamakan persepsi mengenai ruang lingkup, metode, instrumen, dan mekanisme audit. Melalui rapat ini diharapkan seluruh auditor memiliki pemahaman yang sama sehingga proses audit dapat dilakukan secara objektif, konsisten, dan profesional.
5. Pengisian Evaluasi Diri oleh Auditee
Unit atau program studi yang menjadi auditee melakukan evaluasi diri dengan mengisi instrumen yang telah disediakan serta menyiapkan dokumen dan bukti pendukung sesuai standar yang diaudit. Evaluasi diri ini menjadi dasar bagi auditor dalam melakukan verifikasi lebih lanjut.
6. Audit Dokumen
Auditor melakukan telaah dan verifikasi terhadap dokumen yang telah disampaikan oleh auditee. Audit dokumen bertujuan untuk menilai kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan standar mutu, kebijakan, prosedur, dan target kinerja yang telah ditetapkan oleh universitas.
7. Audit Lapangan (Visitasi)
Audit lapangan dilaksanakan untuk memverifikasi kesesuaian antara dokumen yang tersedia dengan kondisi nyata di lapangan. Kegiatan ini dilakukan melalui wawancara, observasi, klarifikasi, dan pemeriksaan bukti pendukung guna memperoleh informasi yang akurat dan objektif.
8. Penyusunan Laporan Hasil Audit
Setelah audit selesai dilaksanakan, auditor menyusun laporan hasil audit yang berisi temuan audit, ketidaksesuaian, observasi, praktik baik (good practices), serta rekomendasi tindakan perbaikan dan peningkatan mutu. Laporan ini menjadi dasar bagi unit dalam menyusun tindak lanjut.
9. Tinjauan Manajemen dan Peningkatan Berkelanjutan
Hasil audit dibahas kembali dalam Tinjauan Manajemen untuk menentukan langkah-langkah perbaikan, tindakan korektif, dan program peningkatan mutu. Pelaksanaan tindak lanjut tersebut kemudian dievaluasi pada siklus AMI berikutnya sehingga terbentuk budaya mutu yang berkelanjutan (continuous quality improvement) di lingkungan UPGRIS.
Jadwal Audit Mutu Internal
