Implementasi PPEPP

Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan standar pendidikan tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan standar yang ditetapkan oleh perguruan tinggi. Penetapan (P) standar dalam SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Universitas PGRI Semarang terdiri atas 8 standar pendidikan, 8 standar penelitian, 8 standar pengabdian kepada mansyarakat  dan 6 standar tambahan; yang dalam implementasinya dilakukan melalui tahapan PPEPP.

SPMI yaitu kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan mutu perguruan tinggi.

Dalam UU Nomor 12 Tahun 2012 Bab III tentang Penjaminan Mutu, dinyatakan bahwa manajemen SPMI meliputi Penetapan standar (P), Pelaksanaan standar (P),  Evaluasi pelaksanaan standar (E), Pengendalian pelaksanaan standar (P), dan Peningkatan standar (P). Lima tahapan dalam manajemen SPMI tersebut dikenal dengan siklus PPEPP. Lebih lanjut, mengacu pada Permendikti Nomor 62 Tahun 2016 Pasal 5, evaluasi dalam pelaksanaan (P) standar sebagaimana dimaksud dalam siklus PPEPP dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI).

Evaluasi pelaksanaan standar (E) dilakukan dengan menggunakan AMI dilakukan oleh pihak luar atau pihak yang tidak terlibat dalam proses dan harus dilakukan oleh auditor yang memiliki kompetensi dan pengalaman. Kompetensi dalam hal ini dapat diperoleh melalui  pelatihan yang dibuktikan dengan sertifikat, sedangkan pengalaman dapat diperoleh melalui  keikutsertaan dalam pelaksanan  audit.

AMI merupakan salah satu langkah untuk mengetahui kesesuaian standar yang sudah ditetapkan dalam SPMI dengan pelaksanaan standar yang telah dilakukan. AMI bukanlah suatu kegiatan untuk mencari kesalahan atau kekurangan malainkan bertujuan untuk membantu  mencari ruang peningkatan mutu dan memberikan rekomendasi kepada teraudit tentang peningkatan mutu perguruan tinggi dalam mengembangkan berbagai program untuk mencapai tujuan perguruan tinggi. AMI dilaksanakan secara periodik dan berkelanjutan. Selain itu,  AMI juga bisa dilakukan karena adanya kebutuhan yang mendesak (bukan merupakan kegiatan siklus).

Evaluasi terhadap pelaksanaan setiap standar tidak hanya dilakukan melalui AMI  melainkan  juga melalui evaluasi diri dan monitoring. Evaluasi diri pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk  Evaluasi Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi dalam siklus PPEPP. Evaluasi diri merupakan upaya untuk mengetahui gambaran kinerja dan keadaan diri melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri. Berbeda dengan monitoring yang dilaksanakan ketika proses sedang berjalan,  evaluasi diri dilaksanakan ketika proses sudah selesai. Dalam pelaksanaannya, monitoring dan evaluasi diri saling melengkapi sehingga sering digabung dan muncul istilah monev yang merupakan perpaduan antara monitoring dan evaluasi.

Data hasil evaluasi pelaksanaan standar dalam SPMI selanjutnya dianalisis menggunakan metode yang tepat sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan, dan dapat digunakan oleh pengelola untuk mendapatkan langkah peningkatan standar dalam SPMI.

Terhadap empat kemungkinan dari simpulan hasil evaluasi diperlukan langkah Pengendalian (P) yang diputuskan melalui rapat tinjauan manajemen (RTM).

Sistem Penjaminan Mutu UPGRIS merupakan perpaduan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dengan Pengelolaan Mutu (Quality Management) dan implementasinya didasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.

Tabel 1. Langkah pengendalian yang dilakukan terhadap hasil evaluasi pelaksanaan standar dalam SPMI yang diputuskan dalam RTM

No

Pelaksanaan Standar

Pengendalian (P) Pelaksanaan Standar

1.

Mencapai standar dalam SPMI Mempertahankan pencapaian dan berupaya meningkatkan standar

2.

Melampaui standar dalam SPMI Mempertahankan pelampauan dan berupaya lebih meningkatkan standar

3.

Belum mencapai standar dalam SPMI Melakukan tindakan koreksi pelaksanaan standar agar standar bisa dicapai

4.

Menyimpang dari standar dalam SPMI Melakukan tindakan koreksi pelaksanaan standar agar sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam SPMI

RTM adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan institusi untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan dan keefektifan  sistem manajemen mutu. RTM dilakukan antara lain untuk membahas temuan AMI.  Setiap kegiatan RTM  direkam atau didokumentasikan dengan baik.  Hasil rekaman harus dirawat dengan baik sehingga sewaktu-waktu bisa dibuka kembali  untuk dipelajari. RTM biasanya dilakukan secara berjenjang, dimulai dari jenjang yang paling rendah, kemudian meningkat hingga ke jenjang paling tinggi. RTM tingkat fakultas misalnya, dilakukan setelah pelaksanaan RTM tingkat program studi. RTM tingkat universitas dilakukan setelah RTM tingkat fakultas. Tindak lanjut temuan yang belum dapat diselesaikan di program studi dibawa pada RTM tingkat fakultas, demikian juga  tindak lanjut temuan yang belum dapat diselesaikan di fakultas dibawa pada RTM tingkat universitas. Luaran RTM dapat berupa kebijakan untuk Peningkatan (P) standar dalam  SPMI, peningkatan pelayanan  dan lain sebagainya.

Contoh agenda RTM : pembukaan, arahan  pimpinan, tinjauan hasil RTM sebelumnya, pembahasan temuan AMI, pembahasan umpan balik/keluhan stakeholders, hasil penilaian tracer study, pembahasan masalah operasional terkait SPMI, pembahasan rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan, rekomendasi perbaikan, diakhiri dengan penutup.

Implementasi SPM merupakan serangkaian aktivitas dan proses meliputi Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi atas pelaksanaan, Pengendalian (pelaksanaan) dan Peningkatan yang membentuk sebuah siklus PPEPP yang berkelanjutan. Rangkaian aktivitas tersebut digunakan oleh manajemen UPGRIS untuk menjamin jasa pendidikan yang dihasilkan telah sesuai standar mutu dan sasaran mutu yang ditetapkan UPGRIS serta memenuhi harapan stakeholders.

Pedoman Implementasi SPMI

Laporan Implementasi PPEPP

Catatan: Gunakan email ektensi @upgris.ac.id